先輩ゼロでも大丈夫♪属人化の沼から脱出！産業保健師が今すぐ始める体制づくりの教科書

こんにちは！産業保健師のなのんです！

産業保健師はひとり職場が５割以上！職場に産業保健師の同僚がいないことがほとんどで、産業保健師として働く中で、気付かぬうちに業務を属人化してしまっていたり、属人化した職場に新しく配属された産業保健師が、業務全体を把握するのに苦労するケースが多々。

産業保健師として活動を行なっている中で、こんな悩みや苦労はありませんか？

これらのお悩みは、産業保健体制を仕組み化することで解決していきます！
そこで本記事では、以下の気づきが得られるヒントをお届けします！

属人化を防ぐ5つのポイントを実践することで、業務の効率化や産業保健活動の質の向上が期待でき、産業保健体制の構築や働きやすい環境づくりにも繋がります！

産業保健体制構築①：業務マニュアルの整備

属人化を防ぐための基本中の基本は、業務マニュアルの整備です。具体的には、以下の要素を盛り込むことが重要です。

詳細にマニュアル化することで、新しい産業保健師に交代してもスムーズに業務を引き継ぐことができます！

産業保健体制構築②：業務の可視化

業務の全体像を可視化することで、いつどんな業務を行い、誰がどの業務を担当しているのかを一目でわかる状態を作ります。

労働衛生業務可視化シート

まずは「労働衛生業務可視化シート」で自社業務を一気に洗い出し、業務の進捗管理や全体像を上司&メンバーへ共有していきましょう！業務の見える化を行うことで、上司にも産業保健師が何を行なっているのか、業務量がどのくらいになっているのかを共有することができます！
他社の活用例も参考にしてみてくださいね。

業務可視化シートの感想

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産業保健体制構築③：ナレッジ共有の仕組み

個人の知識や経験をチーム全体で共有するための仕組みを整えることは重要です。

知識をチーム内で共有することで、チーム全体の産業保健師の質の底上げにつながります！

産業保健体制構築④：チーム内の業務分担・共有

属人化を防ぐには、業務をチームで分担し、共有する体制を構築することが重要です

チーム内で業務分担を共有しておくことで、各々の繁忙期の時期にお互いがお互いをサポートすることができ、チームビルティングにもつながります！

産業保健体制構築⑤：定期的な業務の見直し

産業保健業務は企業や従業員のニーズに応じて臨機応変に変更する必要があるため、定期的に業務プロセスの改善をしていく必要があります。

よくある質問　Q＆A

次に、産業保健体制構築や仕組み化に対するよくある質問に対して、なのんだったらどう回答するのかをご紹介いたします。

マニュアルを作る時間がありません…どこから手をつけるべき？

まずは“頻度×リスク”が高い業務（例：健診事後措置）だけ40％クオリティで書き出します。運用しながら毎月更新すればOK。完璧主義より“動かす”ことを優先しましょう。

ひとり職場で勉強会やナレッジ共有って現実的？

まずは、学んだことを Word や PowerPoint でレポート化し、関係者に共有するところからスタート。その資料をたたき台に他部署（安全衛生・人事労務など）を巻き込み、次のステップで月１回の勉強会へ発展させましょう。オンライン参加にすれば他拠点の産業保健師とも気軽につながれます。

業務を可視化すると「仕事が少ない」と誤解されない？

シートには“件数”や“繁忙期”なども記載し、作業量を数値化して提示できれば◎。可視化＝交渉材料になります。むしろリソース確保のチャンスです。

8000名の従業員を保健師3名で見るのは無理ゲー…どうすれば？

まず、最初のステップとして労働衛生業務可視化シートで繁忙期や業務の可視化、工数の数値化を行いましょう。労働衛生業務可視化シートを根拠に、①業務を“ハイリスク優先”に絞る（健診異常値・休復職・長時間労働者など）②保健師増員の予算根拠に提案資料を作成。③月1の産業保健スタッフ会議や上司とのミーティングで「安全衛生目標と人員」のギャップを毎期レビューし、増員計画を公式議題に乗せましょう。

労働衛生業務可視化シート無料ダウンロード

上司が兼務の事務課長で保健師業務を理解してくれません…

以下の４ステップを回すことで、兼務上司を“産業保健の土俵”に乗せ、体制構築を前へ進めやすくなります。
①まずは見える化：労働衛生業務可視化シートを共有し、年間スケジュールと工数を一覧で提示。
→ 「何を・どれだけ」やっているかを一目で理解してもらう土台づくり。
②数字で訴える：月次レポート＆月１ミーティングで「対応件数 / リスク案件」「直近のヒヤリハット事例」などを簡潔に報告し、業務の重みを可視化。
③KPIを握る：「受診勧奨完了率」「面談実施率」など上司と合意した指標を設定し、進捗を共有。
→ 支援が「必要な理由」を数字で示し、リソース確保へつなげる。
④年２回の勉強会で当事者意識を醸成：労働安全衛生法上の会社義務や最新の労災判例をテーマに勉強会を開催。
→ 「放置すると会社リスクが高まる」と実感してもらい、協力体制を強化。

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統括産業医が不在で各エリア産業医や担当者との調整業務ばかり…時間が足りない！

４ステップを回せば、調整業務の負荷を削減しつつ、統括産業医の新設・増員に向けた説得力ある根拠を示し、調整地獄から抜け出しましょう！
①まずは見える化：労働衛生業務可視化シートで “誰が・いつ・どれだけ” 調整に時間を割いているかを数値化し、繁忙期も併せて明確にし、「ここが限界ライン」という事実を示しましょう。
②ボトルネックを特定：労働衛生業務可視化シートを根拠に、最も時間を奪っている作業（例：産業医日程調整・書式差し戻しなど）を洗い出す。「何が原因で滞るのか、調整業務を減らせないか原因は何か」を箇条書きで整理。
③仕組み化で時間短縮：調整メールや面談依頼をテンプレート化し、発信を３分で完了できる仕組みをつくる。面談日程を“月初／月末に集中させない”など、業務発生時期を分散させる。
④データを武器に人員提案：労働衛生業む可視化シート＋ボトルネック分析を資料化し、「調整工数◯時間／月」を明示。月１の産業保健スタッフ会議や上司面談で、“安全衛生目標と人員ギャップ”を毎期レビュー。必要であれば、統括産業医増員を公式議題に乗せ、次年度予算に組み込む。

まとめ：産業保健体制の仕組みを整え、チーム体制を強化しよう！

産業保健体制の仕組み化は、属人化を防ぎ、効率的で質の高い業務運営を実現するために必要不可欠な取り組みです。

• 業務マニュアルを整備して、どの産業保健師でもある程度一般的な対応ができるようにする。
• 業務を可視化し、全体像をチームで共有する。
• ナレッジ共有の仕組みを作り、知識をチーム全体で活用する。
• チーム内で業務を分担し、サポート体制を強化する。
• 定期的に業務を見直し、改善を行っていく。

これらのポイントを押さえることで、より良い産業保健体制を構築し、持続的に従業員の健康支援を行うことに貢献できます！

もしお悩みがある方は、育成プログラムに参加することで新たな気づきや解決のヒントを得られるかもしれません。みんなと一緒に成長していきましょう！

最後までお読みいただき、ありがとうございました！これからも産業保健師としての成長を応援しています！